Bayerischer Kongressfonds

Bayern hat erstmalig einen Kongressfonds aufgelegt, mit dem Veranstaltungen, die bis Ende 2029 stattfinden gefördert werden können.
Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Eckdaten wie Voraussetzungen, Konditionen und Abläufe. Die Beantragung ist ab 22. Juli 2024 möglich.
Ein Grund mehr Ihre nächste Tagung, Ihren nächsten Kongress im UNESCO-Welterbe Regensburg stattfinden lassen, aber bei weitem nicht der Einzige.

Das Bayerische Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus gewährt zur Stärkung der bayerischen Tourismuswirtschaft Fördermittel für Tagungen und Kongresse in Bayern, die bis Ende 2029 stattfinden. 
Ziel der Kongressinitiative für die bayerische Tourismuswirtschaft ist die Aktivierung der mit dem Geschäftsreisetourismus einhergehenden Wertschöpfung in den Destinationen, die Intensivierung der touristischen Nachfrage, die Unterstützung des Freistaats Bayern als Wirtschafts- und Innovationsstandort sowie die Steigerung der Reputation Bayerns als national und international renommierter Veranstaltungsstandort.

Eine Antragstellung ist ab dem 22. Juli 2024 möglich.

Wer wird gefördert?
Zuwendungsempfänger sind Veranstalter oder von diesen nachweislich Beauftragte, die Veranstaltungen in Bayern planen und durchführen. Nicht antragsberechtigt sind insbesondere Bund, Länder und Gemeinden sowie öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaften, politische Parteien oder vergleichbare ausländische Organisationen.

Antragsberechtigt sind:

• juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts,
• rechtsfähige Personengesellschaften,
• selbstständig und freiberuflich Tätige.

Was wird gefördert?
Gefördert werden Tagungen und Kongresse, die sich als geschlossene Veranstaltungen an ein Fachpublikum richten. Dazu zählen auch solche Tagungen und Kongresse, die im Zusammenhang mit Fachmessen stattfinden und auch solche, die im Zusammenhang mit (gesetzlich verpflichtenden) Mitgliederversammlungen stattfinden.

Gefördert werden Veranstaltungen, die die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Die Veranstaltung findet in Bayern statt. Der Sitz des Veranstalters ist für die Förderung unerheblich.
• Die Veranstaltung hat an jedem Veranstaltungstag mindestens 300 Teilnehmende vor Ort. Hybrid-Veranstaltungen sind förderfähig, jedoch werden online Teilnehmende bei der Ermittlung der Teilnehmerzahl nicht mitgezählt.
• Die Veranstaltung dauert mindestens zwei Tage mit jeweils mindestens vier Stunden inhaltlichem Veranstaltungsprogramm. Nicht zum inhaltlichen Programm gehören Pausen und Programmteile, die im Wesentlichen der Unterhaltung dienen.
• Die Veranstaltung findet erstmals statt oder findet seit drei Jahren erstmals wieder in Bayern statt oder es handelt sich um eine regional in Bayern und angrenzenden Nachbarländern oder -staaten rotierende Veranstaltung, die keinen festen Standort hat.
• Die Veranstaltungsräumlichkeit darf nicht vom Antragstellenden selbst oder von einer rechtlich mit diesem verbundenen Organisationseinheit (z. B. Tochtergesellschaft) zur Verfügung gestellt oder vermietet werden.

Zuwendungsfähig sind ausschließlich Ausgaben, die unmittelbar in Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung entstehen. Nicht förderfähig sind Ausgaben für ein Rahmenprogramm. Als Rahmenprogramm werden Veranstaltungsteile definiert, die neben den fachlichen Hauptprogrammpunkten stattfinden und nicht dem fachlichen Austausch dienen.

Förderfähige Ausgaben (in Kategorien) sind:

• Miete für Veranstaltungsräume einschließlich Betriebs- und Nebenteil,
• Ausgaben für Bewirtung (Catering),
• Ausgaben für Technik, Ausstattung o. Ä.,
• Honorare, Reisekosten, Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung für Moderierende, Vortragende und Dolmetschende,
• Ausgaben für allgemeine Organisation,
• Registrierung/Hostessen vor Ort,
• Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit,
• Ausgaben für die Sicherheit,
• Schutz- und Hygienemaßnahmen.

Die Umsatzsteuer ist nur förderfähig, soweit der Zuwendungsempfänger für die geförderte Veranstaltung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Was wird nicht gefördert?

• Messen, Ausstellungen, Kultur-, Sportveranstaltungen und ähnliche Formate, auch wenn sie sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten und/oder mit einer förderfähigen Veranstaltung verbunden sind-, und Freizeitveranstaltungen;
• reine Firmen-, Verbands- und Vereinsveranstaltungen sowie Veranstaltungen im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen, Veranstaltungen innerhalb einer wissenschaftlichen Institution und vergleichbare Tagungen und Veranstaltungen;
• Veranstaltungen, zu deren Durchführung die Antragstellerin bzw. der Antragsteller selbst oder Dritte rechtlich verpflichtet sind.

Bitte beachten Sie: Als förderschädlicher sog. vorzeitiger Maßnahmenbeginn ist insbesondere der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrages zu werten. Dazu gehören etwa Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten, Dienstleistungs- oder Mietverträge für Technik, Verträge zum Catering, Verträge zur Bewerbung der Veranstaltung.
Werden entsprechende Verpflichtungen bereits vor der Antragstellung eingegangen, ist die Förderung für die gesamte Veranstaltung ausgeschlossen.

Wie erfolgt die Förderung?

• Die Förderung wird als Projektförderung im Wege der Festbetragsfinanzierung als zweckgebundener, nicht rückzahlbarer Zuschuss gewährt.
• Zuwendungsfähig sind ausschließlich Ausgaben, die unmittelbar in Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung entstehen.
• Die Förderhöhe ist gestaffelt nach der Anzahl der Teilnehmenden vor Ort und der Kongresstage. Je mehr Teilnehmende vor Ort sind und je länger die Veranstaltung dauert, desto höher ist der entsprechende Förderbetrag.

Wie hoch ist die Förderung?
Die Förderhöhe ist gestaffelt nach der Anzahl der Teilnehmenden vor Ort und der Kongresstage.

Wenn mindestens 30 % der Teilnehmenden aus dem Ausland kommen, wird ein Förderzuschlag von 30 % gewährt. Wenn die Veranstaltung vollständig in der Kongressnebensaison (August oder November bis März) stattfindet, wird ein Förderzuschlag von 20 % gewährt. Es können auch beide Zuschläge kumulativ für eine Veranstaltung beantragt werden.

Verfahren
Antrag
Die Antragsstellung erfolgt online über das Antragsportal der Bayern Innovativ GmbH. Dort können Sie auch alle notwendigen Unterlagen hochladen. Der Antrag ist in deutscher Sprache auszufüllen.
Bitte beachten Sie: Ein Nachweis zur Buchung der Veranstaltungsstätte in Bayern ist bis spätestens sechs Monate nach Bewilligung bei der Bayern Innovativ GmbH einzureichen. Eine Buchung der Veranstaltungsstätte vor Antragstellung ist förderschädlich. 
 
Prüfung
Es erfolgt eine formale und inhaltliche Prüfung durch die Mitarbeitenden der Bayern Innovativ GmbH. Bitte beachten Sie, dass unvollständige oder fehlerhafte Anträge nachgebessert werden müssen. Dies verzögert leider die Bearbeitung Ihres Antrags.
 
Bescheid
Bescheide werden Ihnen grundsätzlich digital im Antragsportal zur Verfügung gestellt. Bei einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie einen Zuwendungsbescheid. Bitte beachten Sie, dass alle Fristen, Mitteilungspflichten und Auflagen aus dem Zuwendungsbescheid verbindlich sind. Die Nichteinhaltung ist förderschädlich. Fällt die Förderentscheidung negativ aus, erhalten Sie einen Ablehnungsbescheid.
 
Verwendungsnachweis
Die sachgerechte Verwendung der Fördermittel ist innerhalb von sechs Monaten nach Durchführung der Veranstaltung nachzuweisen (einfacher Verwendungsnachweis). Auf Verlangen der Bewilligungsstelle müssen entsprechende Nachweise/Belege vorgelegt werden können. Die Verwendung wird nach einem Zufallsprinzip genauer überprüft. Zudem werden ergänzend Kontrollen vor Ort durchgeführt.
 
Auszahlung
Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach Vorlage des Verwendungsnachweises und Prüfung durch die Bayern Innovativ GmbH. 
Ab dem Zugang der Bewilligung ist ein einmaliger Teilabruf bis zur Hälfte der bewilligten Mittel möglich, soweit diese Mittel innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung für fällige Zahlungen zur Begleichung von Ausgaben für die Veranstaltungsstätte benötigt werden. Als Nachweis ist die Rechnung/Zahlungsaufforderung der Veranstaltungsstätte vorzulegen. Die Auszahlung der Restmittel erfolgt dann als zweite Rate nach Abschluss der Prüfung des Verwendungsnachweises. 

Antragsstellung
Anträge können ausschließlich digital auf der Landingpage von Bayern Innovativ gestellt werden. Das Antragsportal wird mit Inkrafttreten der Richtlinie, also am 22.07.2024, freigeschalten.
 
Kontakt
Bei Fragen zur Antragsstellung steht die Bayern Innovativ GmbH unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:
E-Mail: kongressinitiative@bayern-innovativ.de
Anschrift: Bayern Innovativ GmbH, Am Tullnaupark 8, 90402 Nürnberg

Zusatzvermerk:
Die gemachten Angaben sind ohne Gewähr. Die Inhalte entstammen der Website des Bayerischen Staatsministerium für Ernährung, Landwirtschaft, Forsten und Tourismus sowie der Website der Bayern Innovativ GmbH.